Что такое ЗРС - "Законченная работа сотрудника"

"Существует термин «законченная работа сотрудника», который используется уже давно, и который мы будем теперь использовать для того, чтобы уменьшить количество искусственно созданной работы и увеличить скорость выполнения действий.


Термин «законченная работа сотрудника» означает следующее: направленная начальнику подборка информации относительно любой ситуации, плана или происшествия, достаточно полная, чтобы от него требовалось только отметить: «Одобрено» или «Не одобрено».


Что сильно тормозит компанию и замедляет скорость работы сотрудников? Это когда кто-то посылает недостаточную информацию и требует решения. Поскольку руководителю необходимо больше информации, чем представлено, он вынужден вникать в работу такого сотрудника и собирать недостающие данные, используя своё собственное время и свои ресурсы. Он вынужден  придумывать решение и выпускать приказ о тех действиях, которые должны быть предприняты. Именно так выглядит жизнь типичного руководителя! Ежедневное «тушение пожаров» и бесконечный поток сотрудников с различными проблемами, просьбами превращают его день в однообразное и, в конечном счете, скучное или вообще ненавистное занятие. Медленный руководитель отдела не в состоянии заниматься более важными вопросами. Компания перестает расти, потому что сотрудники не могут самостоятельно принять важное решение, им обязательно нужно «посоветоваться с руководством».





Это затягивает выполнение любых действий, что приводит в итоге к скоплению различных задач и в результате возникает неразбериха.

Это можно назвать «незаконченной работой сотрудника». Она не закончена потому, что руководитель должен закончить её, делая следующее:

1. Собирая данные, необходимые для принятия решения, звонить, писать, связываться с разными сотрудниками и исполнителями

2. Вырабатывая решение, которое будет основано только на обрывках данных, которые вы даете руководителю, что приводит часто к ошибкам

3. Отдавая не правильные указания сотрудникам, вместо того чтобы просто одобрять их. 



«Законченная работа сотрудника» - это подборка информации в виде послания, или пакет, в которых:

1. Излагается ситуация.

2. Предоставляются все данные, необходимые для её решения.

3. Предлагается решение.

4. Имеется строчка, где руководитель может поставить подпись, чтобы одобрить или не одобрить это решение.


Если в обязанности руководителя входит подписание документов или писем, то они, полностью готовые к подписанию, должны быть частью пакета, и все места, где требуется подпись, должны быть отмечены карандашом, а в пункте, содержащем предложенное решение, следует указать, что необходимы подписи.


 Если вы хотите действительно приносить пользу компании и своим коллегам, быть эффективным и профессиональным не настаивайте на том, чтобы руководитель собирал данные, которые должны собирать вы, придумывал решение, к которому должны прийти вы - человек, более знакомый с происходящим, и не ставьте руководителя в такое положение, когда он должен выпускать нереальные приказы, которые вы затем не сможете выполнить.


Известно, что любая связанная с этим ошибка в прошлом совершалась потому, что вы точно не знали, чего хотел руководитель.  «Законченная работа сотрудника» - вот чего хочет руководитель. Вы должны сами полностью решить задачу, которой занимаетесь, руководитель может одобрить или не одобрить ваше обращение, если посчитает, что информации не достаточно и вы не сделали работу полностью. Давайте сделаем это правилом!

Как описать ситуацию

Как указать данные в ЗРС

Как составить решение

Куда отправлять ЗРС?